בין אם מדובר בארגון של הרצאה, סדנא, או יום עיון, עדיין ארגון של כנס דורש לא מעט מחשבה תחילה לצד השקעה והקפדה על כל פרט ופרט, וזאת כי איכות הכנס לא רק משפיעה על רמת התועלת וההנאה של המשתתפים, אלא בין היתר האיכות משפיעה באופן ישיר על התדמית – מעידה על רמת המקצועיות והרצינות, ועל כן מי שמבקש לארגן כנס צריך לעמוד במשימה באופן מושלם, ופה ערכנו עבורכם שיעורי בית מקדימים – אגדנו 10 טיפים חשובים:
מא' ועד ת'
- רשימת צרכים לצד נותני שירות – ראשית רצוי לארגן רשימה (כתובה) של צרכים לצד שתי אופציות של נותני שירות מובילים, כאלו שמעניקים לא רק שירות איכותי, אלא גם מחירים נוחים. כך למשל אם מבקשים לשכור מקרן ומסך, מוטב לבקר באתר PLAY MUSIC ולשמור את פרטי ההתקשרות, ולו עבור צרכים משלימים וייעוץ מקצועי.
- היצמדות למאזן ההוצאות – כל מי שמארגן אירוע מהר מאוד מגלה שניתן להרחיב את מעגל ההוצאות ללא הכרה, ועל כן מראש מוטב להכריז מהו סכום התקרה ובכל שלב לוודא שלא חורגים ממנו.
- הגדרת יעדים – אם טורחים ומפיקים כנס, חשוב לעצור ולהעביר לכתב מהם בדיוק היעדים, כולל מטרות נקודתיות ומטרות על.
- לוח זמנים – הרבה פעמים אנשים נוטים לדחוף בכנס מגוון מרצים וסדנאות, כך שהאורחים מרוויחים אך מרגישים שאין להם זמן לקחת הפוגה. מכאן שחשוב לבנות לוח זמנים הגיוני ואף לוודא שכל השותפים לעשייה מיישרים קו ואינם מעכבים.
- בחירת מועד – כאשר עומדים לבחור יום עבור העברת הכנס, מוטב לוודא שמתמקדים באמצע השבוע, ללא ימי ראשון, חמישי ושישי. מדוע? גם המחירים יותר נוחים, גם העובדים מעדיפים וגם לא מעמיסים משימות על תחילת השבוע.
- הקפדה יתרה – בכנס אין מקום לטעויות ועל כן יש לבחון מראש הכול. כך למשל רצוי לבחון שלאולם הרצוי יש רישיון עסק בתוקף ושהוא מתאים לאופי ההתנהלות המתוכננת, ולו מבחינת אקוסטיקה.
- בחירת מיקום – חשוב לבחור את המקום המתאים ביותר עבור הכנס. פה יש לתת מקום לדגשים הבאים: נראות, קירבה, מיקום, אווירה, נגישות וגודל.
- תפריט – גם אם העובדים מגיעים לכנס בשביל להכיר את המנהל החדש, הם עדיין מבקשים לאכול ואף מצפים ליהנות מכך, ועל כן מומלץ לכלול כיבוד מושקע.
- הפקת חומרים – אם עומדים לחלק למשתתפים חומרים עיוניים, חשוב לוודא שהם עשויים באופן מקצועי – עברו הגהה, עריכה לשונית והפקה מסודרת.
- משוב – אין לטעות שאם הכנס עבר ניתן לחזור לשגרה, אלא מוטב להשקיע עוד מעט ולערוך משוב, ולו בכדי להפיק לקחים לקראת הכינוס הבא.
שנסכם?
לסיכום נציין שחשוב להשקיע רבות לקראת הפקה של כנס, חשוב לחבור לאנשי מקצוע מובילים, חשוב לקבל החלטות מנומקות, חשוב להתייחס לתוכן לצד לוח זמנים וחשוב ביותר להגדיר אלו קריטריונים מעידים על הצלחה.
