לצד מגוון כלים טכנולוגיים שמסייעים לייעל את העבודה, שמונעים טעויות, שמקצרים זמן ושמפיקים יותר תועלת מהשהות של העובד, כך גם קיים הציוד המשרדי שאומנם נחשב פשוט, אך הוא ללא ספק מאוד מהותי, ולשם הדוגמה נציין יום עבודה ללא עט או דף, על מנת להבין עד כמה ציוד משרדי מהווה חלק אינטגראלי מכל עסק פעיל. מכאן שאם מדובר בבית עסק חדש, עליו לערוך טבלה שמכילה שתי עמודות: אחת עבור כלים טכנולוגיים ואחת עבור ציוד משרדי, כאשר מוטב לערוך את הרשימה אחת ליד השנייה, כך שתימנע כפילות ויתאפשר להבין את התמונה השלמה – להימנע מהוצאות מיותרות ולהעריך כראוי את סך ההוצאה.
שלושה טיפים כלליים
אתם עסק חדש שמבקש ללמוד מניסיונם של עסקים ותיקים? ובכן לפני שנעבור לרשימה עצמה, נעצור לציין שלושה טיפים כלליים. ראשית נציין שחשוב למצוא מקום אחד שבו יתאפשר לרכוש הכול, לצד מחירים טובים ואספקה מהירה. עצה זו מובילה רבים מהעסקים לרכוש מגרפוס ציוד משרדי. שנית נציין שיש לקחת בחשבון שלא מעט מהרכישות מוטב לבצע רק לאחר שהעסק מתחיל להניע, וזאת כי אין כמו עבודה שוטפת על מנת להבין מה מיותר ומה רצוי, היכן ניתן לחסוך והיכן יש ללכת על הטוב ביותר. עוד טיפ מהותי נוגע לשיטת המעקב אחר חוסר בציוד, כך שלא יתגלה מחסור בעת שירות הלקוח. מכאן שניתן למנות אדם מסוים שיהיה אחראי על סך הציוד, וניתן לשתף בין העובדים רשימה שבה כל אחד מוסיף פריט משרדי בהתאם לחוסר וצורך.
מוצרי תזכורת
עם כל הכבוד ליומנים הדיגיטליים ולתוכנות המתקדמות, עדיין יש קסם ותועלת רבה בפשטות – בכל אותם יומנים ודפי תזכורת, ועל כן אם העסק שלכם יכול להפיק מכך תועלת, מוטב להכיר את מגוון הפריטים שנוגעים לכך. להלן הרשימה המלאה: יומן אישי, דגלוני חץ (מסייעים להציף משימות חשובות), בלוק דפים, חוצצים (עבור חלוקה למשימות שבועיות), דבק ייעודי (מאפשר להדביק תזכורות על הקיר מבלי להשאיר סימן), עטים, לוחות מחיקים, לוח שעם ומרקרים.
תיוק ואחסון
סדר במשרד מהווה תנאי חשוב עבור הצלחה ועל כן מוטב להכיר שלצד חוצצים, שמרדפים, קלסרים וקופסאות ארכיב, גם קיימים שקיות פוליטילן, סט מגירות, קופסאות לכרטיסיות, תיקי מעטפה, אלבום כרטיסי ביקור, תיק קטלוג, מעמד תצוגה, תיק אינדקס, פאד פולדר ועוד.
כלי כתיבה
מלבד עט ומרקר, תמצאו שיש מגוון כלי כתיבה נוספים שצריך בכול משרד, קרי עט מחיק, מחק, מחדד, נוזל מחיקה, עטים צבעוניים, עפרונות, טושים רגילים, טוש ארטליין ועוד. פה נציין שיש לקחת בחשבון שכל תפקיד מצריך להחזיק בעט מעט אחר, וזאת כי בין היתר עט מהווה סטטוס, ועל כן בעוד שהמזכירה תשתמש בעט יחסית פשוט, הרי שעל המנהל להחזיק בעט יותר איכותי, ולו עבור הפאסון.
מוצרים משלימים
יש ציוד שהצורך בו מתעורר רק לאחר שהעסק נכנס מעט לשגרה, ופה ניתן למצוא שגם אם בהתחלה לא תרכשו אוזניות עם מיקרופון, פח לנייר, בטריות, נייר צילום, סוללות, מטענים, מחשבונים, גומיות משרדיות וכדומה, הרי שכבר לאחר חודש תוכלו לעדכן את רשימת הציוד הרצויה, כאשר לא רק תוסיפו ציוד לרשימה, אלא אתם גם עתידיים להחסיר ציוד, ולו כזה שגיליתם שהוא מיותר.
רכישה אישית
לבסוף נציין שלהבדיל מהרבה מקרים אחרים, במקרה זה אין לעשות "העתק הדבק" בהתאם לרשימת הקניות של עסק חופף, כי גם אם שני העסקים מעניקים שירות לקוחות וגם אם שני העסקים באותם ממדים, הרי שעדיין אין זה יהיה נכון, ולו כי שיטת העבודה שלכם שונה. שנסכם? התחילו מרשימה בסיסית, הכירו את צרכי העסק ורכשו בהתאם, כאשר תמיד יש לשאוף לאספקה מהירה לצד מחירים נוחים. בהצלחה!
קראו גם: הציוד הדרוש לעסק מתחיל
